Interne Audits Jede Norm fordert, dass Sie sich - neben den Zertifizierungsaudits - selbst überprüfen

Das interne Audit ist eine Grundanforderung aus nahezu jeder Norm zu Managementsystemen (i.d.R. in Kapitel 9.2) Um ein Zertifikat zu erhalten, müssen Sie für Ihre Organisation nachweisen, dass Sie interne Audits durchführen und geeignete Maßnahmen daraus ableiten.

Wenn Sie dies nicht tun, führt dies normalerweise zu einer Abweichung im Audit.

Ein internes Audit – das übrigens nicht von internen Mitarbeitern durchgeführt werden muss – dient dazu, die Übereinstimmung mit Ihren eigenen Anforderungen und denen aus den jeweiligen Normen zu überprüfen. Wenn Sie dies gut durchführen, wird es im externen Audit durch den Zertifizierer normalerweise keine Probleme geben.

Audits müssen geplant werden und alle relevanten Prozesse abdecken. Die Auditoren, die Sie auswählen, müssen objektiv und unparteiisch sein; natürlich sollten diese Personen auch die Anforderungen aus der Norm kennen. Hinzu kommen Fähigkeiten in der Gesprächsführung und die Kompetenz, geeignete Maßnahmen zu initiieren. (Hilfsweise kann die ISO 19011 herangezogen werden)

Viele Unternehmen gehen dazu über, diese Audits durch einen externen Sachverständigen durchzuführen, denn dies bringt gleich mehrere Vorteile:

• Die Anforderung nach Neutralität und Objektivität ist gewährleistet
• Sie sparen Kosten und Zeit für die Qualifikation/Ausbildung Ihrer eigenen Beschäftigten
• Sie erhalten einen Einblick in erprobte Verfahren aus anderen Unternehmen
  denn: anders als beim Audit durch einen Zertifizierer, darf der interne Auditor beraten. Er hat meist mehrere Unternehmen als Kunden und sieht dabei vieles was funktioniert und auch für Sie einen Mehrwert bringt.

Natürlich können Sie interne Audits auch mit eigenen Mitarbeitern durchführen und es gibt Situationen wo das mehr Sinn ergibt, als durch einen externen Berater (z.B. bei der Weiterentwicklung von eigenen Mitarbeitern)

Generell ist ein internes Audit mit dem Audit durch den Zertifizierer vergleichbar. Sie planen in regelmäßigen Abständen Audits in allen relevanten Bereichen. Sie definieren Themen, Zeiträume und die beteiligten Personen. Das Ergebnis ist das Auditprogramm. Oftmals läuft dies über einen Zeitraum von 3 Jahren. Der eigentliche Audittag oder die Audittage selber mit den Uhrzeiten, den Räumlichkeiten und den Spezifika werden im Auditplan festgehalten – eine Art Agenda.

Im Audit selbst spricht der Auditor mit dem Gesprächspartner, wie der betrachtete Prozess abläuft; ein Anlagenbediener wird z.B. gefragt, wie er die Messwerte aufnimmt und dokumentiert; ein Vorgesetzter kann gefragt werden, wie er für die Schulung seiner Mitarbeiter sorgt. Diese Abläufe sollten so stattfinden, wie Sie dies als Unternehmen geplant haben.

Wo sinnvoll wird der Auditor um Nachweise bitten (also der Eintrag in die Datenbank, die aufgeschriebenen Messwerte, der Trainingsnachweis, etc. – dies sind die sogenannten dokumentierten Informationen und objektiven Nachweise) 

Wenn Sie mit einem externen Berater zusammenarbeiten, mag dieser Ihnen mit zwei Dingen helfen:

• Schulung der Mitarbeiter / Unterstützung bei den Auditfragen & Vorbereitung auf das externe Audit
• Ideen und Vorschläge für eine Verbesserung in Anlehnung an Best-Practices aus anderen Unternehmen

Als Ergebnis erhalten Sie einen Auditbericht, der zum einen in das Management-Review (die Managementbewertung) einfließt, zum anderen vom Zertifizierer im nächsten Audit eingesehen wird.

Ein internes Audit ist natürlich immer davon abhängig, wie komplex Ihre Organisation ist und ob eine Remote-Auditierung oder ein Vor-Ort-Termin sinnvoll sind. Bei kleinen Organisationen kann ein halber Tag pro Jahr ausreichend sein, komplexere Organisationen mit integrierten Systemen und besonderen Anforderungen benötigen deutlich mehr Zeit, sodass hier auch eine bis mehrere Wochen zusammenkommen können.

Das IAF Dokument MD 5 gibt einen Rahmen für die Auditzeit für Zertifizierungen vor und Sie können diesen als Anhaltspunkt nutzen.

Beispiele:

Ein Unternehmen mit 20 Mitarbeitern hat einen Auditaufwand von 1 bis 2 Tagen pro Jahr

Ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern hat einen Auditaufwand von 2,5 bis 4,5 Tagen pro Jahr

Ein Unternehmen mit 400 Mitarbeitern hat einen Auditaufwand von 3,5 bis 7,5 Tagen pro Jahr

Typische Tagessätze von gut ausgebildeten und erfahrenen Auditoren liegen zwischen 1200 und 1700 EUR.

Sie können von dieser Maßgabe abweichen (sowohl nach oben als auch nach unten), sollten hierfür aber eine Begründung haben und es mit dem jeweiligen Risiko abgleichen.

Zunächst einmal können wir uns für 30 Minuten ganz unverbindlich am Telefon oder per MS-Teams über alle Ihre Fragen unterhalten. Dabei klären wir, ob es für Sie Sinn ergibt, Audits selbst durchzuführen oder ob externe Unterstützung einen Mehrwert liefert. Wir besprechen mögliche Vorgehensweisen, Trainingsbedarfe und alles andere, was für Sie wichtig ist. Diese halbe Stunde ist eine gut investierte Zeit, die Ihnen auf jeden Fall eine zusätzliche Perspektive eröffnet.