Effektive Planung nach ISO 9001:2015 – Der Weg zum Erfolg Ihres Managementsystems
Die Bedeutung der Planung im Qualitätsmanagement
Jedes Managementsystem, unabhängig von seinem angestrebten Ziel, benötigt eine durchdachte Planung, um die beabsichtigten Ergebnisse effektiv zu erreichen. Die ISO 9001:2015 definiert drei wesentliche Planungsbereiche: Planung für Risiken und Chancen, Planung für die Ziele und Planung für Veränderungen. Doch was bedeutet dies konkret in der Anwendung?
Risiken und Chancen: Grundlage für strategische Entscheidungen
Der Kontext der Organisation liefert die Basis für die Identifizierung von Risiken und Chancen, die die Fähigkeit der Organisation beeinflussen, das gewünschte Ergebnis (z.B. Kundenzufriedenheit) zu erreichen. Es ist hilfreich, Kriterien festzulegen, wann ein Risiko in welcher Weise angegangen und wann eine Chance genutzt werden soll. Eine PESTLE-Analyse kann beispielsweise aufzeigen, dass spezifische Anforderungen eines Stakeholders, die nicht direkt mit dem Qualitätsziel der Organisation verbunden sind, dennoch wichtige Maßnahmen erfordern.
Maßnahmenplanung: Konkrete Schritte definieren
Bei der Planung einer Maßnahme ist es entscheidend, folgende Punkte zu berücksichtigen: Was genau soll getan werden? Welche Ressourcen sind für die Aufgabe erforderlich (z.B. Personal, Finanzen, Infrastruktur)? Wer ist für die Durchführung verantwortlich? Wann soll die Aufgabe abgeschlossen sein? Und wie werden die Ergebnisse bewertet? Insbesondere der letzte Punkt wird oft vergessen, ist jedoch für eine effektive Planung entscheidend.
Qualitätsziele: Der Kern des Managementsystems
Der zweite und relevanteste Teil ist die Planung zur Erreichung der Qualitätsziele. Ein Managementsystem ist nur dann effektiv – und kann nur zertifiziert werden –, wenn es kontinuierliche Verbesserungen anstrebt. Diese Verbesserungen sollten im Einklang mit den Zielen der Managementpolitik stehen. Die geplanten Maßnahmen sollten angemessen für das definierte Ziel sein. Ist von vornherein klar, dass die Aktionen nicht ausreichend zum gewünschten Ergebnis beitragen, müssen entweder die Ziele oder der Plan angepasst werden.
Veränderungen planen: Proaktives Handeln
Der dritte Bereich ist die Planung für Veränderungen. Veränderungen treten ständig auf – sei es im Kontext der Organisation, bei Personalwechseln, Produkten, Dienstleistungen usw. Diese Veränderungen können erhebliche Auswirkungen auf das Managementsystem und die Fähigkeit der Organisation haben, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Eine vorausschauende Planung dieser Veränderungen ist entscheidend, um proaktiv statt reaktiv zu handeln.
Fazit: Planung als Schlüssel zum Erfolg
Zusammenfassend ist die Planung in der ISO 9001:2015 ein wesentlicher Bestandteil, um sicherzustellen, dass das Managementsystem seine angestrebten Ziele erreicht. Die Organisation muss Risiken und Chancen angemessen adressieren und Veränderungen proaktiv antizipieren, um die Integrität des Managementsystems zu gewährleisten. Effektive Planung ist somit ein unverzichtbarer Schritt auf dem Weg zum Erfolg eines jeden Qualitätsmanagementsystems.
