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Kontinuierliche Verbesserung

Jenseits der Zahlen Die Bedeutung der Ursachenanalyse im Sicherheitsmanagement (1)

Effektive Planung nach ISO 9001:2015 – Der Weg zum Erfolg Ihres Managementsystems

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Die Bedeutung der Planung im Qualitätsmanagement

Jedes Managementsystem, unabhängig von seinem angestrebten Ziel, benötigt eine durchdachte Planung, um die beabsichtigten Ergebnisse effektiv zu erreichen. Die ISO 9001:2015 definiert drei wesentliche Planungsbereiche: Planung für Risiken und Chancen, Planung für die Ziele und Planung für Veränderungen. Doch was bedeutet dies konkret in der Anwendung?

Risiken und Chancen: Grundlage für strategische Entscheidungen

Der Kontext der Organisation liefert die Basis für die Identifizierung von Risiken und Chancen, die die Fähigkeit der Organisation beeinflussen, das gewünschte Ergebnis (z.B. Kundenzufriedenheit) zu erreichen. Es ist hilfreich, Kriterien festzulegen, wann ein Risiko in welcher Weise angegangen und wann eine Chance genutzt werden soll. Eine PESTLE-Analyse kann beispielsweise aufzeigen, dass spezifische Anforderungen eines Stakeholders, die nicht direkt mit dem Qualitätsziel der Organisation verbunden sind, dennoch wichtige Maßnahmen erfordern.

Maßnahmenplanung: Konkrete Schritte definieren

Bei der Planung einer Maßnahme ist es entscheidend, folgende Punkte zu berücksichtigen: Was genau soll getan werden? Welche Ressourcen sind für die Aufgabe erforderlich (z.B. Personal, Finanzen, Infrastruktur)? Wer ist für die Durchführung verantwortlich? Wann soll die Aufgabe abgeschlossen sein? Und wie werden die Ergebnisse bewertet? Insbesondere der letzte Punkt wird oft vergessen, ist jedoch für eine effektive Planung entscheidend.

Qualitätsziele: Der Kern des Managementsystems

Der zweite und relevanteste Teil ist die Planung zur Erreichung der Qualitätsziele. Ein Managementsystem ist nur dann effektiv – und kann nur zertifiziert werden –, wenn es kontinuierliche Verbesserungen anstrebt. Diese Verbesserungen sollten im Einklang mit den Zielen der Managementpolitik stehen. Die geplanten Maßnahmen sollten angemessen für das definierte Ziel sein. Ist von vornherein klar, dass die Aktionen nicht ausreichend zum gewünschten Ergebnis beitragen, müssen entweder die Ziele oder der Plan angepasst werden.

Veränderungen planen: Proaktives Handeln

Der dritte Bereich ist die Planung für Veränderungen. Veränderungen treten ständig auf – sei es im Kontext der Organisation, bei Personalwechseln, Produkten, Dienstleistungen usw. Diese Veränderungen können erhebliche Auswirkungen auf das Managementsystem und die Fähigkeit der Organisation haben, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Eine vorausschauende Planung dieser Veränderungen ist entscheidend, um proaktiv statt reaktiv zu handeln.

Fazit: Planung als Schlüssel zum Erfolg

Zusammenfassend ist die Planung in der ISO 9001:2015 ein wesentlicher Bestandteil, um sicherzustellen, dass das Managementsystem seine angestrebten Ziele erreicht. Die Organisation muss Risiken und Chancen angemessen adressieren und Veränderungen proaktiv antizipieren, um die Integrität des Managementsystems zu gewährleisten. Effektive Planung ist somit ein unverzichtbarer Schritt auf dem Weg zum Erfolg eines jeden Qualitätsmanagementsystems.

Jenseits der Zahlen Die Bedeutung der Ursachenanalyse im Sicherheitsmanagement (6)

Stetige Verbesserung nach ISO 9001:2015 – Ein kontinuierlicher Prozess für Qualitätsmanagement

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Die ISO 9001:2015 sieht vor, dass Organisationen beständig nach Verbesserung streben sollen. Ähnlich wie bei der Kurskorrektur auf einer Schiffsreise geht es darum, bei der nächsten Fahrt effizienter zu sein. Die Norm definiert zwei Bereiche, in denen sich Verbesserungen manifestieren sollen: Nichtkonformität und Korrekturmaßnahmen sowie kontinuierliche Verbesserung. Doch was bedeuten diese beiden Aspekte für uns im realen Betriebsalltag?

Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen: Sofortiges Handeln gefordert

Wenn eine Nichtkonformität auftritt – sei es durch Kundenbeschwerden, interne Überwachungs- und Kontrollsysteme oder interne Audits festgestellt – muss die Organisation reagieren. Diese Reaktion gliedert sich in mehrere Schritte: Zunächst muss die Nichtkonformität so weit wie möglich behoben werden, einschließlich der Kommunikation mit dem Kunden und, wenn praktikabel, der Reparatur oder dem Ersatz, um die Kundenerwartungen bestmöglich zu erfüllen.

Ursachenanalyse: Tiefgreifendes Verständnis als Basis

Anschließend ist eine gründliche Analyse der Nichtkonformität erforderlich, um deren Ursachen zu identifizieren und zu prüfen, ob ähnliche Probleme auch in anderen Prozessen oder Bereichen der Organisation auftreten könnten. Hierbei kommen häufig Methoden wie die 5-Why- oder Ishikawa-Analyse zum Einsatz, oft im Rahmen eines 8D-Reports.

Korrekturmaßnahmen: Wirksame Vorbeugung ist das Ziel

Die Organisation muss nun erforderliche Maßnahmen ergreifen. Effektiv sind diese, wenn sie die Wurzelursache adressieren und das Wiederauftreten der Nichtkonformität verhindern. Es ist wichtig, zwischen Mängeln und Nichtkonformitäten zu unterscheiden, da nicht alle Mängel vermieden oder einer Ursachenanalyse unterzogen werden müssen. In jedem Fall sollte das Risiko- und Chancenregister überprüft werden, um die Validität der Bewertung und die Angemessenheit der implementierten Kontrollen zu bestätigen.

Kontinuierliche Verbesserung: Mehr als nur Kundenzufriedenheit

Selbst wenn über ein Jahr keine Nichtkonformitäten identifiziert, keine Kundenbeschwerden geäußert und keine wesentlichen Nichtkonformitäten bei internen und externen Audits festgestellt werden, muss die Organisation sich kontinuierlich verbessern. Dies bedeutet nicht notwendigerweise eine jährliche Steigerung der Kundenzufriedenheit, sondern bezieht sich auch auf die Stabilität, Angemessenheit und Wirksamkeit des Managementsystems. Organisationen können alternative Ansätze in Bezug auf ihre IT-Infrastruktur, Organisationsstruktur, Trainingsprozesse, benötigte Ressourcen oder einfach durch Optimierung der Verfahren in Betracht ziehen.

Praxisbeispiele: Effizienzsteigerung durch bewährte Methoden

Typische Beispiele sind die Reduzierung von Varianz durch Six Sigma-Methoden, die Reduktion von Verschwendung durch LEAN-Prinzipien oder die Nutzung von Erkenntnissen aus der Engpasstheorie. Es ist ebenfalls ratsam, Risiken anzugehen und zu reduzieren, die zu geringerer Kundenzufriedenheit führen könnten, oft unter Einbeziehung von Informationen aus der Stakeholder-Analyse oder der PESTLE-Analyse.

Managementbewertung: Auf der Suche nach Verbesserungschancen

In der Managementbewertung ist daher stets die Anforderung enthalten, Chancen oder Möglichkeiten für kontinuierliche Verbesserungen aufzuzeigen.

Fazit: Die Notwendigkeit kontinuierlicher Verbesserung

Die ISO 9001:2015 fordert Organisationen auf, sich auf zwei Verbesserungsbereiche zu konzentrieren: Nichtkonformitäten und kontinuierliche Verbesserung. Nichtkonformitäten müssen analysiert werden, um Ursachen zu identifizieren, und wirksame Korrekturmaßnahmen müssen ergriffen werden, um ein Wiederauftreten zu verhindern. Kontinuierliche Verbesserung befasst sich mit der Stabilität, Angemessenheit und Wirksamkeit des Managementsystems. Organisationen müssen Möglichkeiten identifizieren, um Verfahren zu optimieren, Verschwendung und Risiken zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Diese fortlaufende Verbesserung ist unerlässlich, um den sich ständig weiterentwickelnden Kundenerwartungen gerecht zu werden und sicherzustellen, dass das Managementsystem effektiv bleibt. In einer Welt des stetigen Wandels ist die kontinuierliche Verbesserung kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit für die Aufrechterhaltung und Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit.